Come aprire partita IVA freelance: quello che nessuno ti spiega subito

C’è un momento preciso, nella vita di chi decide di aprire partita IVA freelance, in cui ti ritrovi seduto davanti al computer con il modello AA9/12 aperto in una scheda del browser, una mail di un amico commercialista dall’altra, e la sensazione vaga che stai per fare qualcosa di irreversibile. Non lo è, per inciso. La partita IVA si può chiudere in qualsiasi momento, con un altro modulo identico a quello che stai per compilare, barrando una casella diversa. Ma in quel momento tu questo non lo sai, o lo sai ma non ci credi, e fissi lo schermo come se stessi per firmare una cambiale con il tuo destino.

Ti ho visto in questa scena perché la scena l’ho vissuta anch’io, più di vent’anni fa, quando aprire la partita IVA significava ancora andare fisicamente a uno sportello con un foglio stampato, e il commercialista era una figura mitologica che si evocava come gli sciamani nei documentari di National Geographic. Oggi è tutto molto più semplice, ed è proprio per questo che vale la pena raccontare la parte che di solito nessuno racconta: non come si apre, ma cosa succede dopo che l’hai aperta.

Perché aprire la partita IVA è la parte facile. Lo dico subito, così ci togliamo il pensiero.

Aprire partita IVA freelance: prima scegli il regime

La scelta del regime fiscale va fatta prima di compilare qualsiasi modulo, perché è proprio in fase di apertura che ti viene chiesto in quale regime vuoi entrare. Oggi per un freelance ci sono sostanzialmente due strade: regime forfettario o regime ordinario. La scelta ha a che fare con numeri concreti, e conviene farla con la testa fredda, possibilmente parlando con un commercialista che abbia guardato la tua situazione specifica.

Il regime forfettario è nato per semplificare la vita ai piccoli contribuenti e, se rientri nei requisiti, è quasi sempre il più vantaggioso per chi parte. La sua caratteristica principale è che tutto viene calcolato in modo forfettario, cioè semplificato: il reddito imponibile non si ottiene sottraendo i costi reali dai ricavi, ma applicando una percentuale fissa chiamata coefficiente di redditività, che cambia in base al codice ATECO. Per le attività professionali tipiche dei freelance il coefficiente è del 78%, il che significa che il 78% di quello che incassi viene considerato reddito su cui pagare le tasse, mentre il restante 22% viene trattato come stima forfettaria dei costi. Non conta quanto spendi davvero, conta la percentuale.

Sull’imponibile così calcolato si applica un’imposta sostitutiva del 15%, che scende al 5% per i primi cinque anni se rispetti i requisiti per le nuove attività. Niente IVA sulle fatture, niente liquidazioni periodiche, niente IRAP, niente studi di settore.

La Legge di Bilancio 2026 ha confermato tutte le regole del regime: la soglia massima di ricavi resta fissata a 85.000 euro annui, il limite di spese per personale e collaboratori resta a 20.000 euro, e la soglia di redditi da lavoro dipendente o pensione oltre la quale scatta l’esclusione è stata confermata a 35.000 euro anche per il 2026, invece dei 30.000 ordinari.

Il regime ordinario è la strada più strutturata. Il reddito imponibile viene calcolato sottraendo i costi effettivamente sostenuti dai ricavi, si applica l’IVA sulle fatture e la si liquida periodicamente, e la tassazione segue le aliquote IRPEF progressive (23% fino a 28.000 euro, 35% tra 28.000 e 50.000 euro, 43% oltre i 50.000 euro), a cui si aggiungono addizionali regionali e comunali. È obbligatorio se superi la soglia del forfettario o se hai cause ostative, ma può essere conveniente per scelta in due casi specifici: quando hai costi documentabili molto alti che, dedotti, riducono la base imponibile più di quanto farebbe il coefficiente forfettario, oppure quando lavori in IVA con altre partite IVA e l’IVA a credito sui tuoi acquisti è significativa.

Qui sotto una tabella di riepilogo per avere i due regimi sotto lo stesso sguardo.

Come si apre, in pratica

Una volta scelto il regime, la parte operativa è decisamente meno drammatica di quello che si racconta. Per aprire una partita IVA come libero professionista (senza obbligo di iscrizione al Registro delle Imprese) devi compilare il modello AA9/12 e trasmetterlo all’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla data di inizio attività. Puoi farlo in autonomia tramite PEC, specificando nell’oggetto “Dichiarazione di inizio attività”, oppure utilizzando il software di compilazione gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, che ti permette di inviare tutto telematicamente dalla tua area riservata.

Nel modello ti verrà chiesto di indicare il codice ATECO della tua attività, che dal 1° aprile 2025 fa riferimento alla nuova classificazione ATECO 2025 aggiornata dall’ISTAT. Il codice ha un peso specifico che molti sottovalutano: determina il coefficiente di redditività nel regime forfettario e quindi la base su cui si calcolano tasse e contributi. Un web designer oggi rientra nel codice 74.12.01 (Grafica di pagine web), un copywriter ha un codice suo, un fotografo un altro ancora. Se fai cose diverse tra loro, puoi inserirne più di uno, indicando quello prevalente.

Oltre al codice, il modulo chiede i tuoi dati anagrafici, il domicilio fiscale, il regime scelto, e poco altro. Spedito tutto, il numero di partita IVA ti arriva di solito in giornata.

Detto questo: puoi fare tutto da solo, ed è perfettamente legittimo. Ma se fai fare a qualcuno che ne sa, cioè un commercialista, ti risparmi un bel po’ di sbatti. In mezz’ora ti dice se conviene davvero il forfettario nel tuo caso, quale codice ATECO scegliere rispetto a quello che vorresti fare davvero nei prossimi anni, e si occupa lui dell’invio del modulo. Il costo di questa mezz’ora è modesto se paragonato al fatto di cominciare l’avventura da freelance con la sensazione di aver messo la prima firma giusta.

Quanto costa davvero aprire partita IVA freelance (spoiler: non è il 15%)

Arriviamo al punto vero, che è la parte da cui dovremmo partire quando parliamo di partita IVA e che invece finisce quasi sempre in fondo ai discorsi, se ci finisce. Se apri la partita IVA in regime forfettario convinto di pagare il 15% di tasse e basta, stai per scoprire qualcosa che chi ti ha venduto l’idea del forfettario come una specie di paradiso fiscale ha omesso di spiegarti.

Quel 15% è solo l’imposta sostitutiva, che sostituisce l’IRPEF. I contributi previdenziali sono tutta un’altra partita, e vanno versati all’INPS o alla cassa professionale di riferimento.

La maggior parte dei freelance senza un albo specifico (web designer, copywriter, consulenti, social media manager, fotografi e molte altre professioni digitali) rientra nella Gestione Separata INPS. Per il 2026, come chiarito dalla circolare INPS n. 8 del 3 febbraio 2026, l’aliquota complessiva per i liberi professionisti iscritti alla Gestione Separata e non coperti da altre forme previdenziali obbligatorie è del 26,07%, composta dal 25% di aliquota IVS (cioè la parte destinata alla pensione), dallo 0,72% per le prestazioni assistenziali e dallo 0,35% per l’ISCRO, l’indennità straordinaria di continuità reddituale e operativa per i lavoratori autonomi. Per i pensionati o per chi è già iscritto ad altra gestione previdenziale, l’aliquota scende al 24%.

Facciamo un conto rapido, giusto per rendere l’idea. Mettiamo che tu sia un web designer in regime forfettario, coefficiente di redditività 78%, e che durante l’anno fatturi 30.000 euro. Il reddito imponibile ai fini fiscali e contributivi è 30.000 × 78% = 23.400 euro. Su questi pagherai i contributi INPS (26,07% = circa 6.100 euro) e, se sei nei primi cinque anni di attività e hai i requisiti, l’imposta sostitutiva al 5% (1.170 euro), per un totale di poco superiore ai 7.200 euro. Che vuol dire, su 30.000 incassati, circa il 24% che esce dalla tua tasca verso lo Stato, anche in regime agevolato. Se sei oltre i primi cinque anni e quindi paghi il 15%, diventa circa 3.510 euro di imposta sostitutiva, e il totale sale a quasi 9.700 euro, cioè oltre il 32%.

Questa è la parte che non ti dicono al primo colloquio, e che spiega perché tanti freelance a giugno dell’anno dopo l’apertura si ritrovano con una mezza crisi di liquidità. Non hanno fatto il calcolo completo, hanno speso i soldi come se fossero netti, e quando arrivano gli acconti di imposta e i contributi si scoprono debitori verso se stessi. È un classico, e se qualcuno ti dice che non gli è mai capitato, o è un marziano o ti sta mentendo.

La regola pratica che funziona, almeno per i primi anni, è accantonare mese per mese tra il 30 e il 35% di ogni incasso su un conto separato, e non toccarlo per nessun motivo se non per pagare le scadenze fiscali. Sembra una banalità ma è la differenza tra lavorare tranquilli e passare la prima estate di partita IVA a calcolare quanto vale in euro quel corso di aggiornamento che ti avevano regalato.

Gli errori che vedo più spesso

In vent’anni di lavoro autonomo ho visto ripetersi sempre gli stessi quattro errori, e li racconto qui perché sono proprio quelli che si potrebbero evitare se qualcuno li nominasse prima, invece che dopo.

Il primo, di cui abbiamo appena parlato, è non accantonare le tasse. Non è questione di disciplina personale, è questione di comprensione: se sul tuo conto corrente arrivano 2.000 euro per un progetto e tu vedi “2.000 euro”, quei 2.000 li spendi come se fossero tuoi. Invece ne sono circa 1.350. L’unico modo per non cadere in questa trappola è bonifico automatico su un secondo conto il giorno stesso dell’incasso, il 30% minimo, e via. Fine del problema.

Il secondo è scegliere il regime senza capire i numeri. Il forfettario viene raccontato come la scelta ovvia, ma non lo è per tutti. Se lavori in IVA con altre partite IVA italiane e hai molti costi documentabili (noleggio attrezzature, collaborazioni esterne, studio, spostamenti), l’ordinario può restituirti più soldi di quanti te ne faccia “risparmiare” la tassazione agevolata. Questo calcolo va fatto su carta, con il tuo commercialista, guardando la tua attività reale e non quella di un freelance astratto.

Il terzo è sottovalutare l’INPS. Continuo a incontrare persone convinte che in forfettario si paghi il 15%, e che l’INPS sia una specie di optional. Ho già messo i numeri sopra, non li ripeto. Ma è il caso di dire una cosa in più: i contributi INPS non sono solo una tassa, sono anche la tua pensione futura, e se non accantoni autonomamente qualcosa oltre a quello (un fondo pensione integrativo, investimenti minimi, qualcosa di pensato per il lungo periodo), il giorno in cui smetti di lavorare scoprirai che le coperture della Gestione Separata sono più lievi di quello che speravi. Non è materia di questo articolo, ma è materia che il tuo commercialista dovrebbe almeno aver menzionato.

Il quarto è aprire la partita IVA senza avere clienti. Capita più di quanto si pensi: qualcuno legge un articolo entusiasta sul forfettario, si convince che aprire sia il primo passo, apre, e poi si ritrova con la partita IVA attiva, zero fatturato, e la pressione di doverla giustificare. Aprire la partita IVA non produce clienti. I clienti si trovano prima, o almeno si inizia a trovarli prima, e l’apertura della partita IVA è la formalizzazione di un lavoro che in qualche forma già esiste. Tieni il cavallo davanti al carro.

Serve davvero un commercialista?

Sul mercato sono arrivate negli ultimi anni diverse piattaforme “fai-da-te” che ti permettono di gestire tutto in autonomia, a costi contenuti, con fatturazione elettronica integrata e scadenze ricordate via mail. Sono alternative possibili, soprattutto se la tua attività è semplice, se lavori con pochi clienti italiani e se non hai intenzione di uscire dal perimetro del forfettario nei prossimi anni. Non le demonizzo, funzionano per molti.

Detto questo, un commercialista continua ad avere senso, e non per ragioni nostalgiche. Il fisco italiano è un sistema che cambia con frequenza, dove una legge di bilancio può modificare una soglia o introdurre un’eccezione che tu non hai modo di monitorare mentre lavori. Un buon commercialista ti segnala le cose che non avresti notato, ti aiuta a capire se la tua attività sta crescendo abbastanza da giustificare un passaggio di regime, ti toglie dalle mani la gestione di tutte quelle piccole incombenze che sommate occupano una quantità sorprendente di spazio mentale.

Lo dico da freelance di vent’anni: quando capita una situazione fuori standard (e ti posso assicurare che capita), avere un professionista che conosce la tua attività vale ogni euro che gli paghi.

Se lavori in un settore meno comune o con una struttura ibrida (più codici ATECO, collaborazioni estere, ricavi misti), un colloquio preliminare con un paio di commercialisti diversi ti chiarisce subito chi capisce il tuo caso e chi ti sta proponendo il pacchetto standard. Non scegliere il primo che ti risponde, e non scegliere solo in base al prezzo. La differenza tra un commercialista che conosce il tuo settore e uno che gestisce genericamente freelance si vede il primo anno che succede qualcosa di non banale.

Cosa resta da fare, dopo

Una volta aperta la partita IVA, scelto il regime, identificato il codice ATECO e accantonati i soldi giusti, il lato amministrativo è sistemato per il momento. Dovrai imparare a usare un sistema di fatturazione elettronica (sono tutti obbligati, anche i forfettari), a tenere traccia delle scadenze, a leggere i modelli F24 senza farti prendere dal panico. Ma la parte fondante, quella che ti evita di costruire tutto su un terreno poco stabile, è sistemata.

Il resto è un altro discorso, e riguarda la parte che davvero decide se il tuo progetto di lavoro autonomo regge: come trovi i clienti, come ti posizioni, come costruisci un’offerta riconoscibile, come impari a dire di no ai progetti che ti svuotano il tempo senza riempirti il conto. Di questo parlo in modo approfondito nel mio libro, dove la partita IVA è solo il primo capitolo delle fondamenta, e dove il grosso del lavoro comincia quando la base amministrativa non è più il problema principale.

Per adesso, se stai aprendo la partita IVA in queste settimane, tieni a mente solo che quel 15% non è il 15%, che la prima estate dopo l’apertura si supera meglio se hai accantonato soldi mese per mese, e che un commercialista scelto con calma vale più di uno scelto in cinque minuti su Google. Il resto si sistema strada facendo, e chi ti racconta che esiste un percorso lineare e senza sorprese non ha mai aperto davvero una partita IVA, oppure la sta vendendo.